Esta es la segunda parte de colocación de autoridades.
Empezaremos por marcar las autoridades, anfitriones, galardonados, homenajeados y/o personas destacadas que tendremos que sentar con nombre y apellidos. Al mismo tiempo, definiremos quién sentaremos por bloques sin nombre pero con asiento y quién no sentaremos. El carácter del acto y el número de autoridades que asistan marcará cuántas personas tenemos que sentar pero hay que ceñirse bastante en sentar a los imprescindibles puesto que querer sentar a todo el mundo es un error que hace que las cosas no salgan bien, es mejor centrarse en los que de verdad hay que sentar. Si queremos sentar a todo el mundo es muy posible que haya que no conozcamos y esto hará que el proceso sea muy lento y dificultoso.
Las autoridades se ordenan por el Real Decreto 2099/83 teniendo siempre claro que quién preside es quien organiza, el anfitrión. Y este puede si quiere ceder la presidencia a la máxima autoridad.
También hay que tener claro, que si una autoridad excusa asistencia y delega en otra persona, este solo ocupará el lugar que tocaba a la autoridad excusada en el caso del Rey y del presidente del Gobierno. En el resto de casos, la persona que asista ocupará el lugar que por su cargo personal le sea asignado.
Dentro del Real Decreto nos encontramos puntos que son generales, como por ejemplo, ministros, presidentes de comunidad autónoma, secretarios, etc. Habrá que buscar pues, cuál es la orden dentro de cada grupo, por el que se refiere a los ministros y comunidades autónomas. También hay que tener en cuenta si hemos invitado a miembros de la iglesia católica u otras religiones, puesto que estas tienen su propia ordenación y hay que intercalarlos con el resto de autoridades.
Hemos estado hablando todo el rato de organizar las autoridades cuando tienen que estar sentadas pero si decidimos que estas tienen que estar derechas, el más adecuado en estos casos, para facilitar nuestro trabajo, es hacer unas pegatinas, con los nombres y colocarlas en el suelo, además de hacer un plano de situación para poder explicarlo previamente y que cada cual sepa antes de situarse dónde tiene que ir , esto en el caso de ser pocas. En caso de ser mucha gente, el mejor es usar catenarias para delimitar espacios y distribuir a los asistentes por pequeños bloques.
Para saber más sobre protocolo: info@manatis.es