Colocación de las autoridades en un acto I

Esta es la primera parte sobre la colocación de los asistentes en un acto.

Para poder empezar a hablar de como sentar las autoridades y/o asistentes a un acto, tendríamos que empezar primero a hablar de los detalles del acto que tienen que quedar muy claros desde el planteamiento de este. A la hora de idear el acto, se tiene que decidir el listado de invitados y, a la vez, se tiene que decidir si estos podrán delegar o no, si excusan su asistencia, si podrán venir acompañados, si los sentaremos con los acompañantes o separados o si pueden venir con más de un acompañante. Estos son solo algunos de los detalles que hay que saber antes de empezar a plantear el esquema de como sentar a los invitados.

Una vez esto está claro, debemos tener un listado muy detallado y actualizado, y aquí, las personas que se encargan de enviar las invitaciones y de atender las llamadas y recoger las confirmaciones, son una pieza esencial. Ellos son los intermediarios, son una pieza clave, sin ellos no podríamos hacer nada.

Hay que destacar que el más adecuado a la hora de llamar para confirmar asistencia y para gestionar los detalles de la asistencia de las autoridades al acto es de secretaría a secretaría, de ninguno de protocolo a ninguno de protocolo, de ninguno de gabinete a ninguno de gabinete o de autoridad a autoridad, siempre se hablará con su homólogo, no se puede llamar nunca a un cargo superior a menos que se nos haya indicado el contrario.

Una vez se dispone de la lista detallada y actualizada, es esencial ir a ver el espacio para tener claro las sillas de que para cada hilera, de si hay un bloque, dos o más, de dónde hay espacio para sillas de ruedas, dónde se colocarán los medios, dónde se colocarán las cámaras, cuál es la mejor fila por protocolo y por visibilidad, qué sillas tienen peor visibilidad, o dónde hace más calor, frío y dónde da la luz de pleno y deslumbra.

Cuando tengamos el plano detallado, el listado actualizado y los criterios claros, ya podemos empezar a planear cómo quedarán sentados los invitados en nuestro acto.